Após definidos os nossos objetivos em relação ao que buscamos cumprir com a preservação das coleções, partimos para o processo de gestão e salvaguarda dos bens. Para tanto, o LitoLab IGc-USP traçou uma metodologia própria de incorporação dos bens descrita em sete passos:
1. Inserção de informações coletadas em banco de dados
A definição do que pode ou não ser incorporado ao acervo dialoga intrinsecamente com a função e missão da própria coleção. No caso do LitoLab, tal processo de decisão é executado por meio de uma Comissão.
2. Estudo do material publicado sobre a coleção
Para que a decisão tenha como base documentação suficiente que comprove o valor científico do bem, a equipe do LitoLab realiza uma pesquisa de referências bibliográficas. Todo material publicado que cite as amostras será lido e referenciado pela equipe da Litoteca
3. Seleção das amostras que serão incorporadas
A pesquisa de referências bibliográficas permite o ajuste e seleção apenas do material específico citado e presente nas publicações, foco da incorporação.
4. Elaboração de metodologia específica de incorporação
Uma vez definidas quais amostras serão incorporadas, a coleta é efetuada. Utilizando-se de planilhas de referência, a equipe do LitoLab busca as amostras listadas, mantendo a forma original de envase e acondicionamento e levando todo o material para o espaço de triagem e limpeza do LitoLab.
5. Tratamento técnico e preservativo das amostras
No LitoLab, efetua-se o processo de limpeza e remarcação das amostras. A limpeza consiste na remoção de fitas-crepe, sacos plásticos e papéis que identificam e acondicionam as amostras, com posterior lavagem das rochas. Existe um procedimento para cada tipo de rocha: sedimentar, ígnea, metamórfica, material particulado e solos, pois cada categoria demanda um tratamento diferenciado para sua adequada conservação.
6. Registro Fotográfico
Devidamente limpas e identificadas, as amostras passam pelo processo de registro fotográfico. Para tornar mais preciso o processo de documentação e divulgação, além dos dados analíticos também são inseridos dados fotográficos produzidos pela equipe técnica do LitoLab IGc-USP.
7. Inserção de informações coletadas em banco de dados
Com os dados coletados, faz-se necessária a inclusão dessas informações em um banco de dados. Após a conclusão do processo de coleta de informações e produção de fotografias dos bens, a equipe parte para inserção de todos os dados no banco de dados virtual do LitoLab IGc-USP, o qual possui dupla função: o controle de informação para gestão e a divulgação de informações. Posteriormente, a amostra é arquivada.